2022 / Valokeilassa

Tietoa tiedosta

Raija Linna

Tietoa pitää hallita. Se pitää saada virtaamaan, jolloin se tuottaa lisäarvoa. Erikoissuunnittelija Terhi Aho Museoviraston Tiedonhallinta-yksiköstä kertoo myös, mitä digitalisaatio tarkoittaa museoissa ja mitä tapahtuu, jos tietoa ei hallita.

Tietoa tiedosta

Museovirasto on kulttuuriperinnön asiantuntija, palvelujen tuottaja, toimialansa kehittäjä ja viranomainen, mutta myös muistiorganisaatio, joka tallentaa, tuottaa ja välittää tietoa. Ennen oli käsin kirjoitettuja kortistoja, asiat pantiin aakkosjärjestykseen ja tieto mapitettiin kansioihin. Tänä päivänä suuri osa tiedosta on bitteinä, ja jos ei vielä ole, tieto pyritään muuttamaan digitaaliseksi – myös museoissa. Jos digitaalista tietoa halutaan käyttää, sitä pitää osata hallita.

”Tiedonhallinta on tietoa tiedosta: tiedon sijaintipaikasta, sen muodosta ja sisällöstä. Tiedonhallinta on oikeastaan niiden menetelmien hallintaa, joilla tietoa voidaan hallita,” kertoo Terhi Aho, erikoissuunnittelija Museoviraston Tiedonhallinta-yksiköstä, ja jatkaa: ”Sen lisäksi, että tietoa hallitaan, se pitää saada myös virtaamaan ja tuottamaan lisäarvoa. Organisaatiossa tiedonhallinta on keskeinen taito. Se on osa organisaation kokonaistoimintaa ja aika lailla toiminnan ytimessä.”

”Jos tietoa ei hallita, pahimmassa tapauksessa sitä ei löydy tai sitten se katoaa ennen aikojaan”, kertoo Aho. ”Sama tieto voidaan myös tallentaa moneen paikkaan. Tästä voi seurata, että tieto pirstaloituu emmekä enää tiedä, mikä on viimeisin versio.”

”Jos taas tietoa tallennetaan omalle työkoneelle, kukaan muu ei pääse siihen käsiksi. Kun työntekijä vaihtaa työpaikkaa tai jää eläkkeelle, miten henkilökohtaisella työkoneella olevalle tiedolle sitten käy?” kysyy Aho ja jatkaa: ”Sellainen tieto, joka on tarkoitettu yhteiskäyttöön, pitää siirtää omalta työkoneelta esimerkiksi yhteiselle verkkoasemalle tai tallentaa kokoelmahallintajärjestelmään.”

Terhi Aho
Terhi Aho on erikoissuunnittelija Museoviraston Tiedonhallinta-yksikössä. Hän on ollut töissä Museovirastossa yli kahdeksan vuotta ja viihtyy hyvin. Kuva: Kari Aho

Minkälaista on hyvä digitaalinen tieto?

Digitaaliselle tiedolle asetetaan erilaisia vaatimuksia, jotka koskevat esimerkiksi tiedon pysyvyyttä, elinkaarta tai tietosuojaa. Jos tietoa julkaistaan, täytyy olla selvillä myös tiedon tekijänoikeudet.

”Keskeistä tiedossa on tieto tiedosta: tiedon metatietojen täytyy olla kunnossa, jotta tieto löytyy tai se voidaan välittää eteenpäin”, tiivistää Aho. Metatiedot voivat olla tietoa kuvailevaa tietoa, esim. luokituksia ja asiasanoja. Myös tiedon tallentaja on tärkeä tietää. Esimerkiksi kuvatiedostosta voitaisiin kertoa, minkä tyyppinen se on (esim. jpg) ja kuinka suuri se on (esim. MB).”

”Jos tiedon tallentaa verkkoasemalle eikä sillä ole metatietoja, emme tiedä, kuka tiedon on tallentanut tai miksi tieto on tallennettu juuri tähän tallennuspaikkaan. Jos verkkoasemalta löytyy joukko kuvia, emme välttämättä tiedä, kuka ne on kuvannut tai mikä niitä yhdistää toisiinsa. Sen sijaan kokoelmahallintajärjestelmään voi tallentaa tiedon kuvatiedoston kuvaajasta, siitä, keitä kuvassa on ja mitä se kuvaa. Onhan se paljon työläämpää tallentaa kuvat metatietoineen kokoelmahallintajärjestelmään kuin heittää ne verkkolevyn kulmalle”, sanoo Aho. ”Mutta kuka ne löytää verkkolevyn kulmalta?”

Aho muistuttaa, että tarvitaan toimivia käytäntöjä tiedon hallitsemiseen. Nämä pitäisi jalkauttaa siten, että jokainen ottaa yhteiset käytännöt omaan käyttöönsä. ”Töitä suunniteltaessa pitäisi aina varata aikaa sen varmistamiseen, että tieto on muiden löydettävissä ja käytettävissä pitkänkin ajan kuluttua. Jos kuvat ovat kokoelmahallintajärjestelmässä metatietoineen, niihin voi tehdä metatietojen perusteella hakuja.

Terhi Aho ulkoiluttaa koiraa
Terhi Aho on Museovirastolla MuseumPlus-kokoelmahallintajärjestelmän pääkäyttäjä. Hän on mukana ryhmässä, joka kehittää kokoelmahallintajärjestelmää yhdessä Museoliiton kanssa. Aho suunnittelee myös tiedonsiirtoja Museoviraston vanhoista järjestelmistä kokoelmahallintajärjestelmään. Kuva: Kari Aho

Mitä digitalisaatio tarkoittaa museoissa?

1980-luvulla tulivat kotitietokoneet. 1990-luvulla lankapuhelimet muuttuivat kännyköiksi ja tietoa haettiin internetistä. Arkielämä digitalisoitui. Kysyn Aholta, mitä digitalisaatio tarkoittaa museossa. ”Se tarkoittaa toimintojen ja palveluiden digitalisoitumista,” vastaa Aho.

”Ensinnäkin digitalisaatio tarkoittaa digitaalisten työkalujen käyttöönottoa. Esimerkiksi kokoelmanhallintajärjestelmä on tällainen digitaalinen työkalu. Kun vedoksia tai negatiiveja digitoidaan tai museoesineitä kuvataan, ne tallennetaan digitaalisessa muodossa kokoelmahallintajärjestelmään. Meillä on nyt tarkempia ja monipuolisempia menetelmiä kulttuuriperintötiedon tallentamiseen. Voimme tuottaa esimerkiksi 3D-kuvia museoesineistä,” kertoo Aho.

”Uusien tietojärjestelmien käyttöönotto tarkoittaa uuden oppimista. Opetteluun kuluu oma aikansa, mutta uudet järjestelmät tehostavat työntekoa ja lisäävät joustavuutta,” muistuttaa Aho.

Ennen tiedon kuvailuun käytettiin asiasanastoja, jotta tiedon hakija osaisi etsiä tietoa samoilla termeillä, joita tietoa tallennettaessa oli käytetty. Nykyisin käytetään ontologioita, esimerkiksi YSO- tai MAO-ontologioita. Ontologia on käsitteistö, jonka käsitteet liittyvät hierarkkisesti toisiinsa. ”Ontologioiden avulla tietoa pystytään kuvailemaan monipuolisemmin kuin asiasanojen avulla,” sanoo Aho.

”Museovirastossa on toivottu, että kokoelmahallintajärjestelmässä olevaa tietoa nykyaikaistettaisiin. Aiemmin asiasanoja valittiin Yleisestä suomalaisesta asiasanastosta (YSA) tai Museoalan asiasanastosta (MASA). Jos nämä asiasanat muunnettaisiin ontologioiden käsitteiksi, aiemmin luetteloitua tietoa pystyttäisiin modernisoimaan.”

Terhi Aho ja koira
”Koulutus ja tuki ovat tärkeimpiä työtehtäviäni. Puolet työajastani menee tähän,” kertoo Aho. ”Luettelointikoulutuksia pitäisin mielelläni enemmänkin. Opettaisin eri tapoja hyödyntää kokoelmahallintajärjestelmää ja käyttää sitä näppärämmin.” Kuva: Kari Aho

Digitalisaatio merkitsee myös sitä, että tiedonhuoltoa pitäisi tehdä koko ajan: tarkistaa, että uudet tiedot täyttävät sovitut kriteerit. ”Tiedon laatua ja tiedon yhteensopivuutta eri järjestelmien välillä täytyy vaalia ja valvoa,” painottaa Aho. ”Kokoelmahallintajärjestelmän pääkäyttäjänä minun tehtäviini kuuluu lähettää viestejä käyttäjille, kun huomaan, että luetteloituja tietoja kannattaisi tarkistaa ja niihin jääneitä aukkoja paikata.”

Digitalisaatio tarkoittaa myös sitä, että Museovirastossa syntynyttä tietoa voidaan yhdistää esimerkiksi Arkistolaitoksen, kirjastojen tai muiden museoiden tuottamaan tietoon. Tiedon julkaiseminen eri portaaleissa mahdollistaa tiedon yhdistelemisen eri järjestelmien välillä. Kirjastojen, arkistojen ja museoiden Finna-palvelussa tietoa voi yhdistellä esimerkiksi henkilöiden nimien perusteella.

Korona-aikana on avattu paljon digitaalisia palveluja museoiden asiakkaille. ”Tutkijoiden tilanne on paljon parempi nykyään kuin ennen. Vaikka kaikkea tietoa ei olisikaan saatavilla digitaalisesti, hakupalveluista voi löytyä tietoa siitä, että tietoa on,” sanoo Aho.

Terhi Aho metsässä koiran kanssa.
"Museovirasto ottaa paljon osaa kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteiseen suunnitteluun," kertoo Terhi Aho. Kuva: Kari Aho.

Mihin digitaalisessa kokoelmahallinnassa pyritään?

”Digitaalisessa kokoelmahallinnassa pyritään siihen, että kulttuuriperintötieto säilyisi ja että se olisi tarvittaessa löydettävissä. Tämä edellyttää, että tieto on tallennettu ja kuvailtu määrämuodossa,” sanoo Aho.

”Tietoa pitää julkaista, mutta sitä pitää samalla suojata ja turvata. Tiedon säilyvyys täytyy varmistaa siltä varalta, että tallennusmediat menevät rikki. Tekniikka ei ole ikuista. Kun tieto viedään digitaalisiin tallennusmedioihin, tiedon säilyttämisen kriteerit ja periaatteet ovat erilaiset verrattuna papereiden, mappien, vedosten tai negatiivien säilyttämiseen. Riskienhallinta ja suunnitelmallisuus ovat tärkeitä.”

”Tiedon pitää olla myös yhteneväistä. Sen pitää olla laadullisesti standardin mukaista, jotta se saadaan vietyä, esimerkiksi digitaaliseen pitkäaikaissäilytykseen. Tiedostomuotojen pitää olla sellaisia, että ne pystytään lukemaan vuosikymmenten ja vuosisatojen perästä.”

Museovirastossa on käytössä järjestelmä nimeltä Passari. Se vie MuseumPlus-kokoelmahallintajärjestelmästä tietopaketteja Kulttuuriperintö-PAS-palveluun. ”Tietojen vientiohjelma on toiminut kokeiluluontoisesti, ja toistaiseksi vain pieniä määriä kokoelmatietoa on viety. Esimerkiksi kuvia on viety pieniä massoja. Passarin käyttöä on tarkoitus laajentaa,” kertoo Aho.

”Lähettävä osapuoli järjestää tiedon, laittaa sen pakettiin ja lähettää. PAS-palvelun tarjoaja on määritellyt tarkkaan, minkälaisissa paketeissa tieto viedään ja minkälaista metatietoa paketeissa täytyy olla. Jo tällä hetkelläkin käyttäjä näkee, mitkä tietueet MuseumPlus-kokoelmahallintajärjestelmästä on viety PAS-palveluun, koska Passari tallentaa paketoimilleen tietueille aikaleiman.”

Terhi Aho ja koira kävelyllä
"Museovirasto osallistuu aktiivisesti esimerkiksi aineistotyyppien, paikkatieto-ontologian ja toimijatietokannan kehittämiseen. Viime aikoina Museoalan asiasanastosta tehtyä ontologiaa on rikastettu arkeologian käsitteillä, ”kertoo Terhi Aho. Kuva: Kari Aho

Säilyykö kokoelmanhallintajärjestelmään tallennettu tieto?

Digitaalisen aineiston määrä kasvaa kasvamistaan. Otamme 3D-kuvia, kuvaamme videoita ja otamme kokoelmiin syntyjään digitaalisia aineistoja. ”Tallennustilaa tarvitaan tulevaisuudessa paljon,” sanoo Aho. Tietomassat kasvavat, mutta tieto on bitteinä ja pikseleinä eikä sitä voi käsin kosketella. Tiedon määrän kasvaessa on entistä tärkeämpää panostaa tiedon hallitsemiseen. Säilyykö kokoelmanhallintajärjestelmään tallennettu tieto tulevillekin sukupolville?

”Lähdetään siitä, että se ei häviä,” vastaa Aho. ”Palveluntarjoajan vastuulla on, että kokoelmanhallintajärjestelmään tallennettu tieto on niin hyvin varmistettu, että se säilyy. Varmistuksia tehdään useisiin paikkoihin. Jo silloin, kun palveluntarjoajalta tilataan tällaista palvelua, määritellään etukäteen, kuinka usein tieto varmistetaan ja kuinka pitkään varmistuksia säilytetään. Mahdollisesti otetaan kantaa siihenkin, kuinka monessa eri paikassa varmistusmedioita säilytetään. Pitkäaikaissäilytys tähtää siihen, että tieto on saatavilla, löydettävissä ja käytettävissä.”

”Tiedon hallintaan on olemassa vaikka minkälaisia järjestelmiä, mutta pelkkä järjestelmä itsessään ei ratkaise tiedon löytymiseen liittyviä ongelmia, vaan museotyöntekijän tehtävä on tallentaa tiedot siten, että ne löytyvät myös tulevaisuudessa,” sanoo Aho. Tälläkin tavalla teemme töitä tulevaisuuden puolesta: digitaalista historiaa.

Työn vastapainoksi Terhi Aho lähtee kävelylle koiran kanssa. ”Ennen, kun koira oli nuorempi, käytiin koiraharrastuksissa, mutta nyt, kun koiralle on tullut ikää, käyn kävelyllä sen kanssa. Myös pihaa tykkään laittaa,” kertoo Aho. Kuva: Kari Aho

Linkit

Museoiden, arkistojen ja kirjastojen Finna-palvelu

Museoviraston Finna-näkymä

Yleinen suomalainen ontologia YSO

Museoalan ja taideteollisuusalan ontologia MAO

KOKO-ontologia, kokoelma suomalaisia ydinontologioita, jotka on linkitetty toisiinsa

MuseumPlus-kokoelmahallintajärjestelmä

Kulttuuriperinnön pitkäaikaissäilyttämisen PAS-palvelu

Asiasanat: atk, it, tietojenkäsittely, digitaalisuus, digitalisaatio, pitkäaikaissäilytys, kokoelmahallinta, tiedonhallinta, museot, kokoelmat, digitaaliset kokoelmat, tallennusjärjestelmät, kokoelmahallintajärjestelmät, asiasanastot, ontologiat

Pääkuvan tiedot: Kokoelmahallintajärjestelmässä tiedot linkittyvät toisiinsa. Kuva: Ilari Järvinen / Museoviraston Kuvakokoelmat